「今度のプロジェクトに適任の社員は？」に即答できない問題を解消—SmartOps、社員情報の一元管理と集計機能を無料提供

■「社員名簿_最新版」が増え続ける。Excel人事管理の更新・確認作業を減らす

社員数が少ないうちはExcelでも管理できます。しかし、入社・退職・異動、住所や連絡先の変更が重なると、社員名簿、緊急連絡先、資格一覧など複数ファイルの更新が必要になり、「どれが最新版か分からない」「同じ情報を何度も転記する」といった問題が起こりやすくなります。

SmartOps「人事管理」は、社員情報をひとつの場所に集約。個人情報、雇用情報、労務情報、経歴・スキル、福利厚生・健康などを社員ごとに整理し、名前から必要な情報へすぐアクセスできる環境を提供します。

変更は一か所に反映するため、複数のExcelを探して修正する作業を減らし、人事・総務担当者が「情報を探す・転記する・確認する」時間の削減を支援します。

■担当者しか分からない人事情報を、組織で使える情報基盤へ

人事情報の保存場所やファイル構成が特定担当者の経験に依存すると、その担当者が休職・退職した際に、必要な情報を探せない、集計方法が分からないといった属人化リスクが生じます。

SmartOpsでは、社員情報を統一された画面で管理し、所属部署・役職・契約形態・連絡先・異動履歴などを確認できます。必要な情報を一元化することで、「どこに何があるか」を担当者の記憶に頼る運用からの移行を支援します。

年齢構成、在籍年数、資格保有者など、条件に応じた社員情報の確認・集計にも活用でき、経営・人事が必要な情報へアクセスしやすい状態をつくります。

■社員情報と組織図・予定・ToDoを連動。更新を「人事だけの作業」で終わらせない

社員名簿を更新しても、組織図、予定表、タスク管理などが別システムであれば、入社・退職・異動のたびにそれぞれのツールで登録や変更が必要です。ツールが増えるほど、アカウント管理や情報の不整合も発生しやすくなります。

SmartOpsでは、人事管理を土台として、組織図、スケジュール、ToDo、お知らせなどの基本機能を同じ環境で利用できます。所属変更を反映すれば組織図にもつながり、社員情報と日々の社内業務を分断せず管理できます。

社員情報を「保存するだけの名簿」から、予定共有、タスク管理、社内連絡などに活用する業務基盤へ変えることで、人事・総務だけでなく現場社員の確認作業も減らします。

■個人情報を共有フォルダに置かない。閲覧範囲を権限でコントロール

社員情報には、住所、緊急連絡先、給与、家族情報など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれます。共有フォルダ上のExcelでは、ファイル単位のパスワード運用になりやすく、「誰がどこまで見られるか」を継続的に管理する負担が生じます。

SmartOpsは、セキュリティグループによる閲覧制御、IPアドレス制限、SSOなどに対応。社員情報を一元化しながら、役割に応じて見せる範囲をコントロールできる環境を提供します。

SmartOpsは、ISO 27001、ISO 9001、JIS Q 15001の認証を取得した管理体制のもとで運営され、預かった社員情報を他の目的に二次利用しない方針を掲げています。

■いまのExcel名簿から開始。人数制限なく基本機能を無料提供

SmartOps「人事管理」は、インストールやサーバーの準備を必要とせず、Webサイト上で登録して利用を開始できます。現在利用しているExcel名簿をSmartOps指定のフォーマットに整え、インポートすることで社員情報を登録できます。

人事管理、組織図、スケジュール、ToDo、お知らせ、セキュリティ設定などの基本機能は人数制限なく無料で利用でき、初期費用やクレジットカード登録も不要です。継続利用にはアドオンを一つ以上契約する必要があり、最も安価なアドオンは月額100円／アカウントから提供しています。

「社員名簿の最新版が分からない」「異動のたびに複数ファイルを直している」「人事情報の管理が特定担当者に集中している」といった企業に対し、SmartOpsはまず社員情報を一か所に整え、必要な人事・労務機能を段階的に追加できる業務基盤を提供します。

SmartOps/サービス紹介サイト：https://smartops.jp/

SmartOps/人事管理紹介サイト ：https://smartops.jp/hrmanagement

■デフィデ株式会社について

会社名： デフィデ株式会社
所在地： 東京都港区赤坂2-4-6-6F
代表者： 山本 哲也
事業内容：戦略AIコンサルティング／生成AI基盤構築支援／社内業務クラウド（SmartOps）／RAG型AIチャットボット・特許取得（chai+）／HR Tech（JOB Scope・生成AIワークバリュー・スコア分析・HRキャピタルダッシュボード）
Webサイト： https://www.defide-ix.com/
主なサービス一覧：
SmartOps（業務改革AIプラットフォーム）：https://smartops.jp/
chai+（RAG型AIチャットボット・特許取得）：https://lp.chatbothub.ai/
chai+ Full Duplex AIボイスボット（特許取得）：https://lp.chatbothub.ai/voicebot
JOB Scope（タレントマネジメント）： https://jobscope.ai/
生成AIワークバリュー・スコア分析（特許取得）：https://jobscope.ai/ai-survey/
HRキャピタルダッシュボード（JOBScope ISO30414）： https://jobscope.ai/hrcapital/
AI Future Talks：https://www.defide-ix.com/ai/ai-future-talks
JOB Scopeマガジン： https://marketing.jobscope.ai/media/