「あの人、今日いますか？」をなくす―SmartOps、社員名簿とつながるスケジュール管理を無料提供

■「あの人、今日いますか？」をなくす。社員・チームの予定を一元共有

社内では、電話の取次ぎや打ち合わせ調整のたびに、「担当者は今日出社しているか」「いま外出中か」「いつ戻るのか」を周囲に確認する場面が少なくありません。予定や勤務状況が個人のカレンダーや口頭連絡に分散していると、確認そのものが日々の小さなロスになります。

SmartOps「スケジュール管理」は、個人の予定だけでなく、部署メンバーの予定、勤務状況、休暇予定をまとめて確認できます。誰がいつ空いているか、外出・テレワーク・休暇なのかを同じ画面で把握できるため、電話取次ぎや会議調整のために本人や周囲へ聞いて回る手間を減らします。

月表示・週表示を切り替えながら予定を確認でき、チーム内の空き時間を見ながらスムーズな日程調整につなげます。

■社員名簿がそのまま予定表に。入社・退職・異動時の手作業を削減

一般的な無料カレンダーでは、カレンダーのアカウントと社員情報が別々に管理されるため、入社のたびに招待して部署グループへ追加し、退職時には停止や共有解除を行う必要があります。異動しても共有先が自動では変わらず、在籍者と表示メンバーがずれていくこともあります。

SmartOpsは社員名簿・組織図の上にスケジュール機能があるため、社員情報を登録すれば予定表にも反映され、退職処理をすれば表示から外れます。部署異動も組織図に連動し、表示されるチームが変わるため、カレンダーだけを別にメンテナンスする必要がありません。

社員情報を一度登録すれば、スケジュールだけでなくToDoやお知らせなどの基本機能にも反映されます。人の入れ替わりに伴う複数ツールのアカウント管理を減らし、総務・人事・情報システム担当者の運用負荷を軽減します。

■休暇・勤務状況まで同じ画面で確認。予定表と社内情報の分断を解消

有給休暇の情報は申請書やメール、勤務場所はチャット、予定は別のカレンダーというように、情報が分散すると「今日休みだったの？」「今日は在宅だったの？」といった確認が発生します。予定表だけでは、社員の実際の勤務状況まで把握しにくいケースがあります。

SmartOpsでは、常勤・テレワーク・出向中・休職中などの勤務状況を表示でき、休暇予定も部署内で共有できます。予定と勤務状況を合わせて確認することで、電話取次ぎ、業務の割り振り、会議設定などをその場で判断しやすくします。

誰の予定をどこまで見せるかはセキュリティグループで制御でき、役職者のみ全社予定を確認できるようにするなど、組織に応じた権限設定にも対応します。

■予定とToDoを同じ画面に。スケジュールから「次にやること」までつなげる

予定を確認しても、実際に処理すべきタスクが別のツールにあると、会議と会議の間に何を進めるべきかを確認するため、複数の画面を行き来する必要があります。

SmartOpsでは、同じ画面に予定とToDoを表示できます。打ち合わせや外出などの予定と、その日に対応すべきタスクを一緒に確認できるため、空き時間を見ながら次の行動を判断できます。

さらに、社内お知らせや社員管理・組織図も同じアカウントで利用できます。スケジュール単体のツールを増やすのではなく、社員情報・予定・タスク・社内連絡をひとつの業務基盤につなげることがSmartOpsの特徴です。

■人数制限なく基本機能を無料提供。担当者ひとりから導入可能

SmartOps「スケジュール管理」は、インストールやサーバーの準備を必要とせず、Webサイト上で必要事項を登録して利用を開始できます。まず担当者ひとりで直近の予定を登録し、使い勝手を確認したうえで、部署や社内へ利用を広げることができます。

スケジュール管理、社員管理、組織図、ToDo、お知らせなどの基本機能は人数制限なく無料で利用でき、初期費用はありません。クレジットカード登録も不要です。なお、継続利用にはアドオンを一つ以上契約する必要があり、最も安価なアドオンは月額100円／アカウントから提供しています。

「在席確認のために何度も席を見に行く」「休暇情報と予定表が別々」「入退社のたびにカレンダーの招待や削除が必要」といった企業に対し、SmartOpsは社員名簿と予定表をつなぎ、日々の確認作業と管理負荷を減らすスケジュール共有環境を提供します。

SmartOps/サービス紹介サイト：https://smartops.jp/

SmartOps/スケジュール管理紹介サイト ：https://smartops.jp/schedule

■デフィデ株式会社について

会社名： デフィデ株式会社
所在地： 東京都港区赤坂2-4-6-6F
代表者： 山本 哲也
事業内容：戦略AIコンサルティング／生成AI基盤構築支援／社内業務クラウド（SmartOps）／RAG型AIチャットボット・特許取得（chai+）／HR Tech（JOB Scope・生成AIワークバリュー・スコア分析・HRキャピタルダッシュボード）
Webサイト： https://www.defide-ix.com/
主なサービス一覧：
SmartOps（業務改革AIプラットフォーム）：https://smartops.jp/
chai+（RAG型AIチャットボット・特許取得）：https://lp.chatbothub.ai/
chai+ Full Duplex AIボイスボット（特許取得）：https://lp.chatbothub.ai/voicebot
JOB Scope（タレントマネジメント）： https://jobscope.ai/
生成AIワークバリュー・スコア分析（特許取得）：https://jobscope.ai/ai-survey/
HRキャピタルダッシュボード（JOBScope ISO30414）： https://jobscope.ai/hrcapital/
AI Future Talks：https://www.defide-ix.com/ai/ai-future-talks
JOB Scopeマガジン： https://marketing.jobscope.ai/media/